Stornobedingungen für Konferenzteilnahme & Publikationen

Müssen Verfassende, Vortragende oder Delegierte ihre Anmeldung oder Publikation aus irgendeinem Grund stornieren, gelten die folgenden Bedingungen.

• Jede Stornierung muss schriftlich per E-Mail oder Fax beim SWS-Sekretariat eingereicht werden.
• Die Stornierung ist erst nach Bestätigung durch eine bevollmächtigte Person des SWS-Sekretariats gültig.
• Kann eine registrierte vortragende Person nicht teilnehmen, kann sie ihre Anmeldung nach Absprache auf eine Kollegin oder einen Kollegen übertragen.
• Kann eine verfassende bzw. vortragende Person nicht teilnehmen und verständigt sie das Programmkomitee vor Ablauf der Zahlungsfrist, kann die bezahlte Gebühr als Anzahlung auf die nächste Konferenz bzw. Publikationsausgabe übertragen werden.

     – Ändert sich die Gebühr im folgenden Jahr, ist die Differenz nachzuzahlen.
     – Wichtig: Ein eingereichtes Manuskript wird nicht veröffentlicht, wenn die Gebühr für eine spätere Ausgabe einbehalten wird. Es kann jedoch für eine zukünftige Veröffentlichung berücksichtigt werden.

Redaktionelle Neuzuordnung, Publikationsgebühren und Zeitplan

Die wissenschaftliche Passung ist Teil des Redaktions- und Begutachtungsverfahrens. Entspricht ein Manuskript dem Themenbereich der ursprünglich gewählten SWS-Tagungsbandreihe oder des Fachbereichs nicht ausreichend, kann die korrespondierende Person zur fachlichen Neuausrichtung aufgefordert werden, sofern diese durch den tatsächlichen Forschungsinhalt gestützt wird.

Liegt das Manuskript auch nach dieser Möglichkeit zur Neuausrichtung außerhalb des ursprünglichen Themenbereichs, passt jedoch zu einer anderen SWS-Tagungsbandreihe, kann das Internationale Wissenschaftliche Komitee von SWS entsprechend der Richtlinie zur wissenschaftlichen Themenzuordnung und redaktionellen Neuzuordnung eine Übertragung vorschlagen.

Eine redaktionelle Neuzuordnung innerhalb des SWS-Publikationsportfolios gilt weder als Manuskriptablehnung noch als Stornierung der Veröffentlichung und begründet keinen Anspruch auf Rückerstattung bereits bezahlter Gebühren. Die Zahlung bleibt dem Manuskript zugeordnet und wird für die Veröffentlichung in der neu zugewiesenen SWS-Tagungsbandreihe verwendet. Allein aufgrund der redaktionellen Neuzuordnung wird keine zusätzliche Publikationsgebühr verrechnet.

Die korrespondierende Person wird vor der endgültigen Veröffentlichung über die vorgeschlagene Neuzuordnung informiert. Lehnt sie diese ab und zieht das Manuskript zurück, nachdem Begutachtung, redaktionelle Beurteilung, Prüfung der thematischen Passung oder technische Bearbeitung bereits erfolgt sind, gilt dies als Rücknahme auf Wunsch der Verfassenden und berechtigt nicht zur Rückerstattung.

Kann keine geeignete SWS-Publikationsmöglichkeit angeboten werden und lehnt das Wissenschaftliche Komitee das Manuskript formell ab, gelten weiterhin die nachstehenden regulären Rückerstattungsbedingungen bei Manuskriptablehnung.

Publikationszeitpläne hängen vom rechtzeitigen Abschluss der Begutachtung, Überarbeitungen, Themenklärung, redaktionellen Neuzuordnung und technischen Endbearbeitung ab. Verzögerungen aufgrund verlangter fachlicher Neuausrichtung, zusätzlichen Schriftverkehrs, verspäteter Antworten der Verfassenden, fehlender Unterlagen oder einer Übertragung in eine andere Tagungsbandreihe gelten nicht als vom Verlag verursachte Verzögerungen.

Soweit dies für korrekte wissenschaftliche Klassifikation und Publikationsintegrität erforderlich ist, kann das Manuskript für den nächsten passenden SWS-Tagungsband oder Publikationszyklus vorgesehen werden. Die Veröffentlichung eines gesamten Tagungsbandes wird nicht auf unbestimmte Zeit wegen ungeklärter thematischer Fragen einzelner Manuskripte verschoben.

Für Vortragende mit angenommenen Beiträgen

• Stornierung aufgrund einer Ablehnung des Manuskripts → Rückerstattung von 90 % der Anmeldegebühr.
• Stornierung mehr als 30 Arbeitstage vor der Veranstaltung → Rückerstattung von 90 % der Anmeldegebühr.
• Stornierung weniger als 30 Arbeitstage vor der Veranstaltung → Rückerstattung von 50 %.
• Stornierung weniger als 20 Arbeitstage vor der Veranstaltung oder während der Veranstaltung → keine Rückerstattung.
• Ist die Anmeldung noch unbezahlt und wird sie von der verfassenden Person storniert, fällt zur Deckung des Verwaltungsaufwands eine Gebühr von 10 % der Anmeldegebühr an, mindestens jedoch € 30 exkl. USt.

Reicht eine registrierte vortragende Person einen Beitrag ein, präsentiert ihn jedoch bei der Veranstaltung weder mündlich noch als Poster, fällt eine „Speaker No-Show“-Gebühr von € 50 je Präsentation an.

Die Beschaffung eines Visums liegt ausschließlich in der Verantwortung der Teilnehmenden.

• Delegierte müssen sich rechtzeitig bei der zuständigen Botschaft bzw. dem Konsulat über die Bearbeitungsdauer des Visumantrags informieren.
• Die Konferenzorganisation kann gegen Entscheidungen über Visumanträge weder Rechtsmittel einlegen noch darauf Einfluss nehmen.

Wird dieselbe Anmelde- oder Publikationsgebühr versehentlich mehrmals bezahlt, wird nach Prüfung nur die Doppelzahlung rückerstattet. Die ursprüngliche gültige Zahlung bleibt der Anmeldung beziehungsweise dem Manuskript gutgeschrieben. Vor der Rückerstattung wird von der Doppelzahlung eine fixe Gebühr von 20 EUR für die operative Bearbeitung und Zahlungsabwicklung abgezogen.

Bei Zahlungen aus Ländern außerhalb der EU werden gegebenenfalls auch zusätzliche Bank- oder Korrespondenzbankspesen abgezogen. Die Gebühr von 20 EUR entfällt, wenn die Doppelbelastung auf einen technischen Fehler der SWS Scholarly Society oder ihres Zahlungsdienstleisters zurückzuführen ist.

Die Stornobedingungen gelten seit Jänner 2022.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das SWS-Sekretariat. E-Mail: Kontakt zum SWS-Team